Календар дотримання кадрових вимог на 2023 рік [Free Download]

Календар відповідності персоналу (HR) гарантує, що ваш відділ кадрів буде в курсі важливих подій, таких як кінцеві терміни сплати податків, відповідність вимогам Закону про доступне лікування (ACA), щоквартальні перевірки ефективності та терміни медичних послуг. Наш календар відповідності HR можна легко інтегрувати у ваш календар Google або завантажити у форматі PDF чи Excel, тож ви не пропустите жодної важливої ​​події HR.

січня

31 січня – Роздати Форми W-2 до Співробітників. Форма W-2 використовується для надання важливої ​​податкової інформації вашим працівникам, зокрема валової заробітної плати, утриманих федеральних податків, утриманих податків штату, утриманих податків Medicare, утриманих податків із соціального страхування та пенсійних внесків.

Ви повинні надати всім співробітникам копії їхньої форми W-2 до 31 січня. Надайте копії форм W-2 разом із формою W-3 до податкової служби до 31 січня. Якщо вам потрібна допомога із заповненням, зав. до нашого посібника про те, як заповнити форму W-2.

Ви також можете перевірити наше порівняння W-2 і 1099, щоб переконатися, що ви надсилаєте правильну форму.

31 січня – Квартальний IRS Форма 941 належний Форма 941 використовується для звітування вашого роботодавця про щоквартальні податки на заробітну плату до IRS. У нас є покрокова стаття про те, як заповнити форму 941, якщо вам потрібна допомога.

31 січня – IRS Форма 940 До сплати (якщо квартальні податки FUTA не були сплачені вчасно). Форма 940 використовується для звітування про ваш щорічний податок згідно з Федеральним законом про податок на безробіття (FUTA). Разом із державним податком на безробіття, податкові кошти FUTA використовуються для виплати допомоги по безробіттю працівникам, які втратили роботу. Щоб отримати допомогу щодо заповнення цієї форми, перегляньте нашу статтю про податки FUTA та форму 940.

31 січня – Роздати 1095-Б & 1095-C Форми працівникам.

31 січня – Роздати Форма 1099-NEC. Форма 1099-NEC використовується для надання інформації про оплату незалежного підрядника (загальна сплачена сума, якщо 600 доларів США або більше). Ви повинні надати всім співробітникам, які працюють за контрактом, копію їх 1099-NEC до 31 січня. Форма NEC (компенсація, не пов’язана з працівниками) замінює колишню 1099-MISC для звітування про оплату праці незалежних підрядників.

Електронне подання форм 1099. Відповідно до розділу 2102 Закону про перших платників податків, IRS розробляє інтернет-портал, який дозволить платникам податків подавати в електронному вигляді форми 1099 після 31 грудня 2022 року. Дізнайтеся більше на сторінці Подання інформаційних декларацій в електронному вигляді (FIRE).

Лютий

1 лютого – OSHA Форма 300А – Кінцевий термін подання документів. Форма 300A Управління з безпеки та гігієни праці (OSHA) використовується роботодавцями для реєстрації всіх травм і захворювань, які мають місце на робочому місці. Кінцевий термін подання електронного файлу – березень.

10 лютого – IRS Форма 940 До сплати (якщо квартальні податки FUTA були сплачені вчасно).

28 лютого – Форми 1094-C і 1095-C – Кінцевий термін подання документів. Ці форми використовуються для відповідності ACA відповідним великим роботодавцям (ALE) для надання інформації про медичне страхування. Форма 1094 слугує титульним аркушем, а форму 1095 слід подати до IRS. 28 лютого – крайній термін подання документів, щоб ваші форми були отримані IRS вчасно. Кінцевий термін подання електронного файлу – березень.

28 лютого – Форми 1094-Б та 1095-Б – Кінцевий термін подання документів. Ці форми використовуються для відповідності вимогам ACA для роботодавців із самострахуванням (тих, хто не кваліфікується як ALE), щоб повідомити інформацію про медичне страхування. Форма 1094 слугує титульним аркушем, а форму 1095 слід подати до IRS. 28 лютого – крайній термін подання документів, щоб ваші форми були отримані IRS вчасно. Кінцевий термін подання електронного файлу – березень.

28 лютого – Форма 8809 – Кінцевий термін подання документів. Роботодавці повинні надіслати цю форму, щоб подати продовження для надання певних податкових форм, наприклад W-2 або 1094-C. Надішліть цю форму до 28 лютого, щоб податкове управління вчасно отримало ваш запит. Кінцевий термін подання електронного файлу – березень.

березень

1 березня – угода про соціальне забезпечення кількох роботодавців (MEWA) Форма М-1 належний Ця форма використовується для звітування про медичні та інші виплати працівникам двох або більше роботодавців. Повідомте інформацію щодо домовленості про соціальне забезпечення з кількома роботодавцями та будь-якої організації, яка вимагає винятків (ECE).

2 березня – Забезпечити Розкриття інформації про кредитне покриття CMS. Покриття рецептурних ліків групового плану охорони здоров’я вважається гідним, якщо його вартість дорівнює або перевищує вартість стандартного покриття ліків, що відпускаються за рецептом Medicare Part D. Роботодавці, які відповідають цій вимозі, повинні надати повідомлення про розкриття інформації будь-якому кваліфікованому працівнику.

2 березня – OSHA Форма 300А – Кінцевий термін подання електронного файлу.

15 березня – S-Corp (Форма 1120-С) і партнерство (Форма 1065) термін подання податкових декларацій. Ці форми використовуються для звітування про доходи, прибутки, збитки, дивіденди та відрахування акціонерів (S-Corp) і ділових партнерств.

15 березня – Форма 8809 – Кінцевий термін подання електронного файлу.

30 березня – проведення квартальних оглядів ефективності. Проведення регулярних перевірок продуктивності ваших співробітників може призвести до підвищення продуктивності та прибутковості. Використовуйте наші Форми оцінки співробітників, щоб відстежувати продуктивність кожного співробітника та перевіряти його.

31 березня – Кінцевий термін електронного файлу Форми 1094-C і 1095-C.

31 березня – Кінцевий термін електронного файлу Форми 1094-Б та 1095-Б.

31 березня – Звіт EEO-1. Цей звіт потрібен всім 1) роботодавцям у приватному секторі, які мають понад 100 працівників, і 2) федеральним підрядникам із понад 50 працівниками, які відповідають певним критеріям для подання демографічних даних про робочу силу, включно з расовою/етнічною приналежністю, статтю та категорією роботи відповідно до Правил рівної зайнятості. Можливість (EEO).

31 березня – кінець 1 чверті.

квітень

18 квітня – День податківців (Кінцевий термін подання особистих податкових декларацій і корпорацій C).

18 квітня – IRS Форма 8928 належний. Роботодавці повинні використовувати цю форму, щоб самостійно повідомляти про невідповідність адміністрації COBRA.

28 квітня – Опис підсумкового плану. Роботодавці повинні надавати документацію всім працівникам, які беруть участь у пенсійних планах або планах медичних виплат, на які поширюється Закон про забезпечення пенсійного доходу працівників 1974 року (ERISA).

Може

1 травня – Квартальний IRS Форма 941 і Форма 720 належний

15 травня – Термін подання податкової декларації неприбуткових організацій – Форма 990.

червень

30 червня – Проведення квартальних оглядів ефективності.

30 червня – кінець 2 чверті.

липень

14 липня – Середня перевірка відповідності. Використайте цей час, щоб переконатися, що ви підготували та вчасно подали всі документи щодо відповідності кадровим вимогам на перше півріччя, а також розпочати підготовку форм і документів, необхідних для другого півріччя.

31 липня – PCORI Оплата Дедлайн. ACA стягнула комісію з емітентів певних полісів медичного страхування та спонсорів відповідних планів самострахування, щоб допомогти фінансувати Інститут дослідження результатів, орієнтованих на пацієнта (PCORI). Ці виплати сплачуватиме будь-яка компанія з 50 або більше штатними працівниками (FTE).

31 липня – Квартальний IRS Форма 941 і Форма 720 належний

31 липня – IRS Форма 5500 належний Форма 5500 використовується для надання інформації про фінансовий стан, інвестиції та роботу вашого плану 401(k) для забезпечення відповідності державним нормам. Деталі та форму зазвичай надає ваш постачальник 401(k). Щоб отримати допомогу щодо заповнення цієї форми, прочитайте наш посібник із форми 5500 IRS.

31 липня – IRS Форма 5558 Запит на продовження терміну. Запит на продовження додаткового часу для подання планових звітів співробітників (наприклад, форми 5500).

серпень

Немає ключової відповідності в серпні місяці.

Вересень

15 вересня – початок щорічного огляду страхового покриття. Якщо ваш план медичного страхування встановлено на дату поновлення 1 січня, почніть процес перегляду вашого поточного страхового покриття та поговоріть зі своїм постачальником медичних послуг щодо планування на наступний рік. Якщо ваш річний план належить до іншого місяця, установіть нагадування в календарі на три місяці раніше.

28 вересня – перевірка балансу PTO для працівників. Нагадайте своїм співробітникам перевірити баланс своїх оплачуваних відпусток (PTO) до початку 4 кварталу та вчасно подати запити на решту року.

29 вересня – Підсумковий річний звіт (SAR) Належний. Узагальнює інформацію для працівників, яка відображається у формі 5500 плану ERISA. Адміністратори повинні надати SAR протягом дев’яти місяців після закінчення планового року.

29 вересня – проведення квартальних оглядів ефективності.

29 вересня – кінець 3 чверті.

жовтень

3 жовтня – Повідомлення QSEHRA Дедлайн. Розповсюдьте повідомлення про програму відшкодування витрат на охорону здоров’я кваліфікованого малого роботодавця (QSEHRA), план відшкодування витрат на охорону здоров’я, який можуть запропонувати роботодавці малого бізнесу. Це для планів, які починаються 1 січня 2024 року.

13 жовтня – Medicare Частина D – Повідомте відповідних працівників.

31 жовтня – Квартальний IRS Форма 941 і Форма 720 належний

Листопад

1 листопада – нагадування FSA. Надішліть співробітникам нагадування про необхідність подати будь-які квитанції про рахунки гнучких витрат (FSA) і підтверджуючі документи для відшкодування до кінця року.

Грудень

15 грудня – Проведення щорічного аудиту відповідності. Останній місяць року – ідеальний час для проведення аудиту відповідності Вашої компанії.

20 грудня – перегляд політики компанії. Кінець календарного року – чудовий час, щоб переглянути діючу політику та оновити довідник для працівників.

20 грудня – запланувати інструктаж працівників з техніки безпеки на січень 2024 року.

29 грудня – Вимоги до плакатів на робочому місці. Щорічно необхідно замінювати плакати робочого місця на оновлені плакати. До них належать відповідність FLSA, відповідність OSHA, відповідність FMLA, EEO, USERRA та будь-які інші, які вимагаються вашим конкретним штатом або типом бізнесу.

29 грудня – розповсюдження календаря компанії. Саме час оновити календар святкових днів вашої компанії на наступний рік і відзначити будь-які внутрішні події (наприклад, дні народження та огляди ефективності). Роздайте оновлений календар усім співробітникам до кінця року.

29 грудня – Проведення щорічних оглядів ефективності.

29 грудня – кінець 4 чверті.

Нижня лінія

Пропуск важливих термінів може мати грошові наслідки. Щоб уникнути цих нещасних випадків, вам слід заздалегідь підготувати документи та форми відповідності. Завантажте наш календар відповідності кадровим вимогам на 2023 рік, щоб залишатися в курсі протягом року.

Leave a Comment