Порада журналу Startup від адвоката Роберта Маккенни III щодо того, як гібридні офісні організації працюють

Підприємства в усьому світі перейшли на моделі дистанційної роботи внаслідок пандемії COVID. Наразі деякі компанії дозволяють працівникам повертатися в офіси, але багато з них назавжди переходять на гібридні або дистанційні форми роботи. Численні переваги можна отримати від обох установок, але вони також можуть створити серйозні труднощі.

Роберт МакКенна III, відомий юрист із питань медичної недбалості, є партнером юридичної фірми Kjar, McKenna & Stockalper LLP у Хантінгтон-Біч, Каліфорнія. Нещодавно ми розмовляли з ним, щоб отримати його поради щодо управління гібридними офісами та дізнатися, як передбачливість і проактивний підхід його компанії допомогли їй процвітати під час пандемії COVID.

Бачити COVID-шторм на горизонті

Як тільки люди почали розуміти наслідки пандемії, вони зрозуміли, що продовжувати «звичайний бізнес» не буде варіантом. Коли бізнес-лідери почали розуміти обставини, що швидко змінюються, і впроваджувати дієві рішення, час почав спливати. Коронавірус кардинально змінив майже кожен елемент взаємодії людей, як особистого, так і професійного.

Насправді немає способу визначити, як епідемія вплинула на суспільство, навіть незважаючи на те, що тяжкі наслідки можна зрештою визначити кількісно за допомогою цифр і статистики. Однак для бізнес-менеджерів, як-от Роберта Маккенни, було багато переваг, які мали бачення помітити логістичний шторм, що насувається, коли він ще був на горизонті, і зміг пом’якшити його руйнівну силу.

Маккенна правильно передбачив, що COVID виявиться набагато більш серйозною дилемою, ніж думала більшість людей. У лютому 2020 року Маккенна коротко поспілкувався з контактом, який працював у торговій та венчурній фірмі, у лютому 2020 року, коли в США почали повідомляти про випадки пандемії, що дало йому безпомилкове враження, що катастрофа насувається.

Серйозно ставтеся до раннього попередження

МакКенна зміг отримати інформацію від вірусологів та імунологів цієї компанії, яка припускала, що коронавірус насправді може виявитися серйозною проблемою. Маккенна відчував, що йому слід сприйняти це попередження серйозно. Маккенна вважав, що «краще бути в безпеці, ніж шкодувати», навіть якщо все закінчиться марно. Компанії потрібно буде підготувати резервні плани «про всяк випадок», — сказав Маккенна своєму офіс-менеджеру та партнерам, додавши, що існує ймовірність, що їхні офіси можуть закритися на кілька тижнів.

Люди спочатку скептично ставилися до теорій Маккенни. Але Маккенна переконався, що його бізнес має базову структуру, яка дозволить йому продовжувати роботу, навіть якщо пандемія ускладнить або унеможливить для співробітників компанії вхід в офіси фірми. Вивчаючи операційну практику свого підприємства, Маккенна дійшов висновку, що більшу частину роботи, ймовірно, можна виконувати за межами підприємства, за винятком кількох невеликих практичних завдань, які можна виконувати за кілька годин щодня.

У березні 2020 року було оголошено надзвичайний стан у країні через COVID-19, саме тоді, коли фірма МакКенни готувалася спробувати скоротити робочу силу в меншому з двох офісів компанії. На щастя, перехід від моделі роботи компанії на місці до гібридної пройшов здебільшого безболісно завдяки передбачливості МакКенни. Незважаючи на те, що процес просувався швидше, ніж він сподівався, Маккенна почувався добре, маючи стратегію заздалегідь.

Гібридні офісні організації

Особиста та віддалена робота поєднується в гібридній моделі. У гібридних схемах роботи співробітники щотижня проводять час на місці в офісах компанії, а решту часу працюють віддалено. Хоча керувати віддаленими командами може бути важко, цей метод може запропонувати «найкраще з обох світів». На щастя для нас, МакКенна окреслив кілька важливих стратегій успіху, які можуть допомогти гібридним офісам працювати так само добре, як і для його фірми.

Чому варто розглянути гібридні моделі?

У міру розвитку пандемії такі генеральні директори, як МакКенна, зрозуміли, що співробітники можуть працювати віддалено і залишатися досить продуктивними. «Стало зрозуміло, що більшість людей можуть виконувати свою роботу дистанційно і що немає зниження продуктивності чи продуктивності», — подумав Маккенна. «Люди можуть керувати своїм часом і роботою».

Кращий баланс між роботою та особистим життям для співробітників, а також економія часу та грошей на витратах на доїзди працівників були іншими перевагами, які компанії виявили в угодах про віддалену роботу. Але поки це відбувалося, командна робота та спілкування час від часу сповільнювалися, і деякі працівники виявили, що їм усе ще подобається працювати в офісі.

Поміркувавши, Маккенна зауважує, що «були деякі люди, які добровільно прийшли в офіс. Для деяких людей їхня квартира чи дім насправді не сприяли спробі працювати по вісім годин на день».

Члени команди McKenna ясно дали зрозуміти, що вони віддають перевагу гібридній моделі роботи, коли повернення в офіси стає серйозною можливістю. «Ми вирішили, що досвідчений адміністративний персонал буде приходити лише два дні на тиждень, тому що все ж є деякі речі, які краще працюють, коли в офісі є хтось», — пояснює Маккенна. «Вони самі вибирають, у які два дні вони прийдуть. Це було дуже спільне, спільне зусилля, щоб переконатися, що щодня буде принаймні скелетна команда, щоб не всі працювали вдома по понеділках тощо. Ми робимо це з травня, і це добре працює».

Переваги та недоліки гібридних робочих моделей

Хоча як перебування в офісі, так і віддалена робота пропонують переваги, гібридний стиль роботи може включати найкращі елементи кожного. Співробітники можуть їздити на роботу за менші гроші та час, насолоджуватися більшою свободою та все одно відвідувати офіс, коли це необхідно для виконання завдань у певному місці та спільної роботи. Хоча деякі працівники вважають, що вони більш продуктивні вдома, інші вважають, що вони більш ефективні в офісі. Гнучкість гібридних домовленостей може відповідати різноманітним робочим уподобанням і стилям.

МакКенна впевнений, що покращити планування можна як за допомогою віддаленого, так і гібридного режимів роботи. «Спроба змусити п’ятьох людей з усієї країни зустрітися в Чикаго в четвер чи п’ятницю була майже неможливою, — визнає він, — а тепер ви, ймовірно, можете організувати цю зустріч протягом тижня. Ви можете просто знайти час, щоб усі могли зателефонувати в Zoom».

Маккенна визнає, що чергування між особистою та віддаленою роботою може бути емоційно важким. Змішані домовленості також можуть викликати щире занепокоєння щодо віддаленої роботи, наприклад потенційне зниження лояльності співробітників і співпраці. Підприємствам слід уникати створення бар’єрів між офісними та віддаленими працівниками, а також забезпечити кожному доступ до інструментів і ресурсів, необхідних для виконання своїх обов’язків.

Компанія повинна бути в змозі досягти успіху з гібридною моделлю роботи, якщо діють належні політики та процедури.

Як Роберт Маккенна керує гібридними офісами

Маккенна виявив, яка тактика спрацювала, а яка ні, коли він здійснив перехід до гібридної моделі роботи. Його метод ґрунтується на постачанні необхідних робочих елементів, встановленні здорових меж, відстеженні процесів і створенні функціональних робочих просторів.

Постачання необхідних для роботи речей

Співробітники повинні мати інструменти та приладдя, необхідні для виконання своєї роботи, оскільки вони збираються проводити значну частину свого робочого тижня вдома. Чи мають співробітники доступ до програм і файлів, які їм знадобляться для роботи? Чи надійний їхній Інтернет? Чи є додаткові предмети, які їм знадобляться для виконання завдань?

«Людям потрібен був хороший стілець. У деяких людей не було ноутбуків. Отже, ми отримали для них ноутбук. Ми працюємо в хмарі, тож люди можуть бути де завгодно та ввійти в будь-який час», — стверджує Маккенна.

Встановлення здорових кордонів

Встановлення здорових обмежень може бути складним для тих, хто працює вдома. Одним із факторів цього є те, що «офіс» людини та її «дім» часто не відокремлені одне від одного. Це підвищує ризик вигорання для деяких працівників, спокушаючи їх працювати довше. Ви повинні заохочувати своїх співробітників розвивати здорові межі; Ви можете подати хороший приклад, роблячи те саме самі, незалежно від того, де ви знаходитесь.

За словами МакКенни, у міру того, як моделі віддаленої роботи набувають популярності, очікування щодо майже постійного контакту зросли. «Люди кажуть: «Я знаю, що ви у відпустці, але у нас віртуальна конференція. Ви можете це зробити? У вас є Інтернет», — пояснює Маккенна. «І час, який люди очікують від текстових повідомлень і електронних листів, різко скоротився. Люди хочуть миттєвої впевненості, що ви готові відповісти в будь-який час».

Згодом ці подовжені робочі дні та потреба у майже безперервному контакті можуть призвести до зниження продуктивності та виснаження. Щоб боротися з цим, ви повинні заохочувати здорові робочі звички, наприклад, не завжди відповідати на електронні листи одразу та вимикати комп’ютер у заздалегідь визначений час.

Крім того, якщо ви у відпустці, повідомте про це людей, щоб вони могли планувати зустрічі чи інше робоче спілкування без вас. Ці вказівки щодо відпусток повинні поширюватися на весь персонал. «Ви повинні уникати спокуси говорити «так» занадто часто протягом цього періоду часу», – радить Маккенна.

Відстеження процесів

Якщо ви плануєте перейти на гібридну модель роботи, вам слід почати з моніторингу бізнес-процесів вашої компанії. Уважно подумайте, яку роботу можна виконувати вдома, а яку роботу потрібно виконувати в офісі вашої компанії. Запитайте, чи всі члени вашої команди мають з’явитися на роботу в одні й ті самі дні.

Маккенна згадує: «Я витратив два-три тижні на огляд підприємства, щоб визначити, що потрібно зробити особисто. Я зрозумів, що нам потрібна лише одна людина в кожному офісі, щоб забрати пошту, відсканувати її та відправити тому, хто її потребує. Нам також потрібна була та сама особа або інша особа, щоб повернутися вдень, щоб роздрукувати, адресувати та надіслати вихідну пошту за цей день».

Маккенна працював зі своїм персоналом, щоб вирішити, хто ще буде в офісі кожного дня тижня, і обрав два дні для кожного з адміністративних працівників його фірми, щоб бути там.

Залежно від процесів і потреб вашої компанії гібридна робоча модель може працювати по-різному. У той час як деякі гібридні схеми роботи можуть вимагати, щоб працівники приходили на роботу три дні на тиждень (в ті самі дні або за розкладом), інші можуть допускати гнучкий графік, якщо всі присутні на зустрічах і спеціальних подіях. Щоб визначити, що найкраще підходить для вашого бізнесу, вам слід створити перелік усіх робочих функцій у вашій організації.

Створення функціональних робочих просторів

Вам потрібно створити вдома функціональний робочий простір, якщо ви хочете, щоб гібридні робочі моделі були успішними. Ви повинні запропонувати співробітникам необхідні інструменти та ресурси, а потім запитати, чи потрібно щось ще для їхніх віддалених робочих місць.

Ви повинні вибрати місце у своєму домі, де ви зможете працювати продуктивно. Виберіть місце, де ви можете ясно мислити і зосередитися. Маккенна радить не робити цього в спальні. Для підвищення продуктивності та мотивації потрібна окрема зона, схожа на робочий простір.

Розробка режиму роботи вдома, який приведе вас у правильний настрій для роботи, також буде корисним. МакКенна радить: «Не робіть нічого, що б ви робили у вихідні [that] протягом тижня, поки ви працюєте. Створіть окремий розпорядок дня, навіть якщо це буде одягнути іншу сорочку або просто прийняти душ і поголитися, коли прокинетеся».

Як гібридні офісні налаштування можуть успішно функціонувати

Перехід вашої компанії до моделі гібридного офісу, ймовірно, займе деякий час, але якщо ви будете слідувати вказівкам Маккенни, ви зможете побудувати міцну основу для своєї компанії. Секрет полягає в тому, щоб не поспішати, уважно ознайомитися з процесами та політикою вашого бізнесу та вирішити, який тип гібридної моделі роботи найкраще підійде вашій команді. Встановіть процедури, стратегії та цілі, щоб ваші співробітники знали про всі очікування.

Створіть для себе ефективне домашнє робоче місце та переконайтеся, що ваша команда має все необхідне для успіху. Переконайтеся, що ваша команда встановлює здорові межі, щоб запобігти виснаженню співробітників. І підтримувати подібні межі для себе; завжди, коли це можливо, служити прикладом для наслідування. Ви повинні мати можливість розробити гібридну схему роботи, яка буде ефективною, збалансованою та продуктивною як для вас, так і для ваших співробітників, коли ваш фундамент буде створено.

Leave a Comment