Посібник для малого бізнесу

Присутність користувача – це функція, яка показує статус підключених користувачів і співробітників у комунікаційній платформі. Технологія присутності – це програма уніфікованих комунікацій як послуга (UCaaS), яка розпізнає, коли певна IP-адреса, профіль користувача або пристрій активні в мережі. Це дозволяє користувачам змінювати та відображати свій статус у режимі реального часу: доступний, зайнятий, не турбувати, у від’їзді, незабаром повернуся або відображати офлайн. У цій статті ми досліджуємо, як статус присутності користувача змінює спосіб взаємодії команд незалежно від місцезнаходження та відмінностей у часових поясах.

Переваги присутності користувача для малого бізнесу

Присутність у цифровому світі доповнює фізичну присутність в офісі та пропонує можливості мобільної та віддаленої роботи. Це покращує зв’язок між людьми в реальному часі, нагадуючи відчуття особистої взаємодії, що створює відчуття включеності та взаємодії між людьми. Завдяки статусам у реальному часі спілкування ефективніше, і легше уникнути чату чи тегів телефону.

Уніфіковані комунікації (UC) підвищують потужність технології присутності, якщо її інтегрувати в набір функцій бізнес-телефону. Це забезпечує кращу співпрацю в режимі реального часу разом із автоматичним моніторингом статусу, який повідомляє колегам про те, хто доступний онлайн.

Ось список переваг присутності контактів для малого бізнесу:

Однією з головних переваг присутності користувача є видимість. Із зростанням віддаленої роботи та мобільних команд колеги повинні розуміти, коли колега доступний, а коли ні. Для менеджерів це спосіб відстежувати дистанційну роботу та віддалених працівників. Сповіщення про статус дає змогу іншим знати, чи ви в мережі чи не вдома, і навіть має можливість встановити дату повернення та включити контактні дані інших колег.


Є багато способів спілкування один з одним, наприклад телефонні дзвінки, обмін повідомленнями та відеоконференції. На жаль, це також означає, що з більшою кількістю платформ і каналів більше відволікаючих факторів. Цифровий статус присутності вирішує цю проблему, дозволяючи користувачам вимикати сповіщення зі статусом «не турбувати». Завдяки вимкненим сповіщенням і повідомленню колег, що ви не хочете, щоб вас турбували, користувачі можуть краще зосередитися на роботі.


Електронна пошта стала основним елементом ділового спілкування, але це не завжди найефективніший спосіб спілкування. Присутність сприяє швидшій співпраці, показуючи статуси членів команди, тому колеги зв’язуються лише з тими, хто доступний для негайної відповіді. Обмін повідомленнями в поєднанні з онлайн-присутністю є потужним, оскільки полегшує визначення того, коли з ким доречно або своєчасно спілкуватися.


Цифрова робота кинула виклик координації та співпраці, і користувачі почали розвивати тенденцію працювати в розрізненому режимі. Функції присутності користувача допомагають створити більш дружнє середовище серед членів команди. Без інформації про присутність зайнятий колега, який не може негайно відповісти на повідомлення, може вважатися таким, що не відповідає, що призводить до внутрішнього розчарування. Завдяки функціям присутності ви знаєте, коли хтось доступний, тому зв’язок здійснюється впевнено.


Статуси присутності користувача для використання

Статуси, які також іноді називають «станами», вказують на вашу доступність для колег або клієнтів, які намагаються з вами зв’язатися. Різні постачальники послуг UCaaS пропонують цю технологію в інших каналах зв’язку, а не лише в командному чаті. Нижче наведено кілька варіантів присутності, які слід розглянути:

Цей статус вказує на те, що ви онлайн і доступні для спілкування. У робочому середовищі колеги доступні для будь-яких завдань, пов’язаних із роботою, як-от доручень, чатів, відео- чи аудіоконференцій або передачі файлів. Деякі постачальники, як-от RingCentral, дозволяють налаштувати присутність у календарі та синхронізувати налаштування присутності з календарями, щоб інші знали, чи ви на зустрічі.

Функція присутності RingCentral відображає користувачів як доступні, не турбувати та зайняті. (Джерело: RingCentral)

Як правило, це налаштування за умовчанням на більшості платформ UC. Це особливо корисно у випадках, коли вам потрібно призначити зустріч і ви хочете знати, хто може приєднатися.


Це статус для тих, хто недоступний для негайного спілкування. Наприклад, під час розмови або зустрічі ви можете використовувати цей статус, щоб повідомити людям, що ви зайняті. Деякі постачальники, як-от Microsoft Teams, зроблять це автоматично, коли ви використовуєте службу для дзвінка чи конференції. Стан «зайнято» не перешкоджатиме появі сповіщень в інтерфейсі користувача (UI).

Зйомка різних статусів доступна на RingCentral.

Статуси присутності користувача RingCentral, включаючи «зайнятий».
(Джерело: Medium.com)


Хоча це може здатися схожим на стан «зайнято», «не турбувати» має інше призначення та спосіб обробки вхідних повідомлень. Це статус, який потрібно використовувати, якщо ви хочете зосередитися на екрані, вимкнувши всі сповіщення. Деякі провайдери, наприклад Google Chat, пропонують спадне меню з параметрами, як довго залишатися в цьому режимі. Залежно від платформи ви також можете регулярно встановлювати цей статус, коли вам потрібно зосередитися на завданнях.

Фото, на якому показано параметри статусу, які пропонує Google Chat.

Вимкніть сповіщення чату, коли вам потрібно зосередитися.


«Я не вдома» — це стан, який автоматично встановлюється, коли ви залишаєте свій комп’ютер на достатній час для переходу в сплячий режим. Однак це можна встановити вручну в кінці зміни або запланованих відпусток. Також є опція «востаннє в мережі», щоб повідомити іншим, коли ви востаннє були доступні. На Nextiva жовтий значок присутності вказує на те, що користувач перебуває в Інтернеті, але не працював або не користувався комп’ютером більше 10 хвилин.

Захоплення спадного списку статусів присутності Nextiva, в тому числі "геть.

Nextiva пропонує опцію статусу «Відсутній».
(Джерело: Nextiva)


Цей статус використовується, коли вам потрібно ненадовго залишити робочий стіл. Це можна використовувати для обіду, короткої перерви або зустрічі поза офісом. Цей стан корисний для тих, хто хоче бути проактивним і хто не хоче чекати, доки їхній комп’ютер автоматично перейде в режим «відсутній», коли вмикається режим сну.

Захоплення спеціального поля статусу Slack.

Slack дозволяє користувачам встановлювати власний статус.


Це використовується, коли ви хочете показати, що ви не ввійшли у свій пристрій. Наприклад, виберіть цей стан, якщо ви хочете перевірити проекти чи переглянути канали, не зв’язуючись із колегами.

Параметри присутності Microsoft Team.

Microsoft Teams містить опцію «відображатися офлайн». (Джерело: ІТ-спеціалісти Office 365)

З точки зору колеги, ви відображатиметеся офлайн і недоступні для спілкування. Ця опція є різновидом статусу «не турбувати». Будь-які повідомлення, які ви могли отримати, поки ви перебували в режимі офлайн, будуть доставлені, коли ваш статус «доступний».

Деякі програми командного чату також мають параметр «Автоматично», який автоматично встановлює ваш статус як «відсутній», коли немає активності. У більшості провайдерів це відбувається, коли комп’ютер переходить у сплячий режим. Це корисно, якщо ви надовго відходите від свого столу. Коли ви повернетесь і програмне забезпечення виявить активність, воно встановить ваш стан як «доступний».

У випадку RingCentral параметр «невидимий», який встановлюється вручну, використовується, коли ви хочете виглядати так, ніби ви перебуваєте офлайн.


Як присутність користувача працює з різними постачальниками

Досвід встановлення статусу присутності на різних платформах UCaaS відрізняється. Наприклад, не кожне рішення надає команди похилої риски, а деякі не мають параметрів, що розкриваються. Ось короткий опис того, як працює технологія присутності в трьох різних постачальників голосу через Інтернет-протокол (VoIP), які пропонують рішення UC:

Логотип RingCentral MVP

RingCentral — це хмарна телефонна система, яка пропонує компаніям масштабовану платформу для голосових дзвінків, відеозустрічей, текстових повідомлень, факсів і миттєвих повідомлень. Це рішення VoIP поставляється з технологією присутності користувача, яка дозволяє користувачам виявляти статус розширення своїх колег і відображати його на своїх стаціонарних телефонах. Індикатори статусу включають доступний, офлайн і не турбувати, а також працюють на стаціонарних телефонах, смартфонах і настільних програмах.

Технологія присутності користувача RingCentral

Індикатор присутності в результатах пошуку RingCentral (Джерело: RingCentral)

Хочете дізнатися більше про цю найкращу телефонну систему для бізнесу? Ознайомтеся з нашим вичерпним оглядом RingCentral, щоб дізнатися, чому це найкраще для компаній, що розвиваються, яким потрібна надійна та централізована комунікаційна платформа.

Логотип Nextiva, який посилається на домашню сторінку Nextiva.

Nextiva — це повнофункціональне програмне забезпечення для бізнес-телефонії VoIP із можливостями співпраці та керування клієнтами. Nextiva пропонує захищені голосові, відео- та чат-інструменти згідно із Законом про перенесення та підзвітність медичного страхування (HIPAA), які включають присутність команди. Функція присутності команди Nextiva вказує, чи доступний користувач, відсутній чи зайнятий, а також підтримує користувальницькі статуси та необов’язковий обмін інформацією про місцезнаходження.

Відображення списку контактів Nextiva зі статусом присутності.

Інформаційна панель присутності команди Nextiva (Джерело: Nextiva)

Ви шукаєте надійну функціональність UC? Усе, що вам потрібно знати про цього постачальника, ви знайдете в нашому огляді Nextiva.

Логотип Google Workspace

Google Workspace – це набір інструментів Google для підвищення продуктивності, який поєднує в собі всі різні служби, такі як Календар Google, Gmail, Диск, Документи та Чат. Google Chat – це вбудована служба чату Google із функціями командної співпраці та інтеграцією. Він надає інформацію про присутність щодо того, чи є конкретні колеги онлайн. Google Chat дозволяє користувачам налаштовувати статуси, додавати емодзі та встановлювати крок «очистити статус після».

Зображення чату Google Chat у форматі фото у фото з упором на особисті повідомлення Google Spaces.

Чат Google пропонує як особистий обмін повідомленнями, так і групову співпрацю. (Джерело: Google)

Хочете дізнатися більше про Google Chat? Прочитайте наш посібник про найкращі командні програми для малого бізнесу та дізнайтеся, чому Google Chat є чудовим варіантом для команд, які вже використовують служби Google.

Нижня лінія

Статус присутності покращує внутрішню співпрацю, вирішення простих завдань і запитів і підвищує продуктивність. Статус присутності користувача надає вам і вашій команді кілька варіантів спілкування з колегами. У зв’язку з тим, що віддалена робота стає нормою, скористайтеся цією функцією, щоб забезпечити спрощене спілкування. Розгляньте постачальників VoIP та UCaaS, таких як RingCentral, Nextiva та Google Workspace.

Leave a Comment