Shoeboxed — це хмарна програма для сканування квитанцій і відстеження витрат, яка дає змогу сканувати, завантажувати та зберігати квитанції для оцифрування та впорядковувати витрати за різними категоріями. Ви можете завантажити ділові документи самостійно або надіслати їх поштою до Shoeboxed і дозволити їм сканувати; його скани приймаються IRS, і ви можете використовувати їх для дотримання податкового законодавства або під час податкових перевірок. Shoeboxed коштує від 29 до 89 доларів США на місяць зі знижкою 20% на річну оплату, і ви можете спробувати його безкоштовно протягом 30 днів.
Взуттєва коробка
плюси
- Поєднує сканування квитанцій і хмарне онлайн-сховище
- Цифрові квитанції приймаються IRS, що робить їх найкращим додатком для дотримання податкового законодавства
- Сервіс допоміжного сканування документів
- Необмежена кількість користувачів і зберігання файлів у всіх планах
- Включає функцію відстеження пробігу
мінуси
- Дорого для малого бізнесу
- Введено обмеження на обробку цифрових і фізичних документів
- Щоб отримати безкоштовну пробну версію, потрібна кредитна картка
- Немає вбудованих функцій обліку та виставлення рахунків
Відвідайте Shoeboxed
Вирішальні фактори в упаковці
Альтернативи в коробці для взуття
Ціни в коробці
Shoeboxed пропонує три плани з цінами від 29 до 89 доларів на місяць за умови щомісячної оплати. Якщо ви бажаєте виставляти рахунок щорічно, ви отримаєте знижку 20% на підписку. Ви можете спробувати Shoeboxed безкоштовно протягом 30 днів, але вам потрібно вказати номер кредитної картки під час реєстрації. Ви можете скасувати підписку протягом безкоштовного пробного періоду, і плата з вашої картки не стягуватиметься.
Shoeboxed стягує плату за надлишок документів, оброблених понад місячні ліміти.
- Стартап: 40 центів за цифрові документи та 50 центів за паперові документи
- професійний: 30 центів за цифрові документи та 40 центів за паперові документи
- Бізнес: 20 центів за цифрові документи та 30 центів за паперові документи
Функції в коробці для взуття
Shoeboxed представляє унікальні функції, які можуть допомогти компаніям оптимізувати бізнес-процеси.
Сканування документів
Ви можете сканувати та класифікувати свої квитанції та інші документи самостійно за допомогою мобільного додатку Shoeboxed, але ви також можете доручити команді Shoeboxed зробити це за вас. Є кілька способів надіслати документи до Shoeboxed: ви можете надіслати їх електронною поштою, поштою в Magic Envelope (розглянемо нижче) або у ваших власних конвертах або завантажити файл із інформаційної панелі Shoeboxed на робочому столі.
Зауважте, що інші документи, окрім квитанцій і візитних карток, підлягають скануванню, оптичному розпізнаванню символів (OCR) і архівуванню за заголовком і датою. Вони будуть збережені в папці «Інші документи» вашого облікового запису.
Чарівний конверт
Один із способів надіслати ваші квитанції, візитні картки та інші важливі ділові документи команді Shoeboxed — це чарівний конверт. Чарівні конверти — це фізичні конверти розміром 9 на 12 дюймів, виготовлені з Tyvek. Все, що вам потрібно зробити, це помістити всі ваші квитанції та документи в конверт і надіслати його до Shoeboxed, і подані вами документи з’являться у вашій системі керування файлами.
Коли конверт дійде до Shoeboxed, обробка ваших документів займе кілька днів. Пізніше ви побачите цифрові зображення квитанцій у своєму обліковому записі, включно з інформацією, отриманою з квитанцій, як-от відомості про постачальника, загальну суму, тип платежу та останні чотири цифри використаної картки. Shoeboxed також класифікує їх за категоріями витрат.
Кожен чарівний конверт може вмістити сотні квитанцій, залежно від їх розміру. Проте Shoeboxed може надати вам більше конвертів, якщо одного буде недостатньо. Ви можете замовити конверти в Shoeboxed онлайн, і вони будуть відправлені наступного робочого дня. Якщо у вас є великий обсяг квитанцій, які потрібно відсканувати та впорядкувати, рекомендуємо перейти на професійний або бізнес-план, щоб отримати необмежену кількість чарівних конвертів:
Чарівний конверт (Джерело: Shoeboxed)
Обробка документів
Коли Shoeboxed отримає ваш конверт, ваші документи з’являться у вашому обліковому записі займе від одного до п’яти днів. Тривалість обробки залежить від плану. Після сканування Shoeboxed поверне ваші документи.
Shoeboxed не може обробляти документи, довжина яких перевищує три фути або ширина стандартного аркуша паперу. Обов’язково ще раз перевірте свій документ, інакше команда Shoeboxed поверне його вам. Ви можете переглянути Умови обслуговування Shoeboxed для отримання додаткової інформації.
Цифрові квитанції приймаються IRS
Усі квитанції, які обробляє Shoeboxed, готові до IRS. Якщо IRS перевірить ваш бізнес, вони приймуть і вважатимуть цифрові квитанції, зроблені через Shoeboxed. Податкова служба Канади також вшановує цифрові квитанції в коробці для взуття.
Мобільний додаток
Використання програми Shoeboxed підходить, якщо ви не працюєте з великою кількістю квитанцій. Додаток має сканер квитанцій, який також обробляє ці квитанції. На відміну від інших додатків, Shoeboxed витягує корисну інформацію з квитанції, щоб заощадити вам зусилля на введення цієї інформації вручну. Щоразу, коли ви скануєте квитанції за допомогою програми Shoeboxed, вам доведеться чекати, поки вони обробляться. Максимально обробка цифрових документів триватиме 24 години, але зазвичай це швидше.
Оцінки:
Звіти про витрати
Ви можете створити звіт про всі оброблені та класифіковані витрати в Shoeboxed і експортувати його як CSV або PDF. Для експорту PDF звіт обмежується максимум 2000 квитанціями:
Експорт квитанцій у Shoeboxed (Джерело: Shoeboxed)
Візитні картки
У вас є купа візитних карток, які очікують на обробку? Shoeboxed також може допомогти вам у цьому — ви можете передати цю роботу Shoeboxed на додаток до квитанцій. Ви можете надіслати ці картки через Magic Envelope, і Shoeboxed завантажить деталі у ваш обліковий запис:
Візитки від Shoeboxed (Джерело: Shoeboxed)
Ви можете експортувати інформацію про візитну картку в CSV, щоб ви могли завантажити ці контакти на такі платформи:
- Контакти Google або Gmail
- Microsoft Outlook
- Hotmail
- Yahoo! Пошта
- Адресна книга Apple
Інтеграції
Shoeboxed може інтегруватися з багатьма сторонніми програмами. Однак найбільш помітні інтеграції включають QuickBooks Online, Evernote і Dropbox, які можна безпосередньо інтегрувати в додаток. Для інших інтеграцій потрібно експортувати файл CSV і завантажити дані в іншу програму.
Відгуки користувачів Shoeboxed
Ті, хто залишив відгук про Shoeboxed, сказали, що їм подобається послуга сканування чеків. Надсилаючи фізичні квитанції через Magic Envelope, користувачам залишається лише чекати, доки вони будуть завантажені на платформу. Проте є коментарі щодо розмитих сканів, а інші рецензенти також зазначили, що Shoeboxed може використовувати більш уточнену інтеграцію, щоб полегшити передачу даних між Shoeboxed і їхнім бухгалтерським програмним забезпеченням.
- GetApp: 4,4 із 5 зірок на основі приблизно 220 відгуків
- G2.com: 4,4 із 5 зірок на основі приблизно 30 відгуків
Часті запитання (FAQ)
Чи хороший Shoeboxed?
Так, вам потрібно спробувати Shoeboxed, якщо вам потрібна додаткова рука для сканування квитанцій. Замість того, щоб витрачати години на сканування квитанцій, ви надсилаєте їх до Shoeboxed через Magic Envelope і дозволяєте їм сканувати, а ви зосереджуєтесь на важливих речах.
Чи безкоштовний додаток Shoeboxed?
Так, безкоштовний додаток може сканувати необмежену кількість документів. Безкоштовна версія, однак, виключає необмежену OCR та автоматичну категоризацію.
Нижня лінія
Якщо вам набридли паперові документи, які захаращують ваш офіс, і ви хочете оцифрувати їх і зберігати в хмарі, то Shoeboxed — чудовий вибір. Він має багато функцій, що економлять час, зокрема мобільний додаток для сканування квитанцій, який стане в нагоді, якщо у вас небагато документів для сканування. Він не має повної функції відстеження витрат, як у Zoho Expense, але він чудово впорядковує ваші квитанції відповідно до вказівок IRS.
Ви можете розпочати роботу з Shoeboxed безкоштовно протягом 30 днів (потрібна кредитна картка).