Як найкраще керувати великою кількістю цифрових даних – корпоративна мережа подкастів

З розвитком технологій кількість цифрових даних лише продовжує зростати. Від фотографій і відео до робочих документів і електронних листів складається враження, що кожен день люди створюють все більше і більше даних, які потрібно десь зберігати.

І з такою кількістю різноманітних пристроїв, які тепер можуть створювати або зберігати цифрові дані (смартфони, ноутбуки, планшети, зовнішні жорсткі диски, хмарні сховища), не дивно, що керування всією цією інформацією може здаватися складним завданням.

Але з трохи організації та деякими хорошими звичками ви зможете легко керувати великою кількістю цифрових даних, не дозволяючи їм заволодіти вашим життям. Ось шість порад, як це зробити.

Джерело: фото Getty Images на Unsplash

Використовуйте хмарне сховище

Принадність хмарного сховища полягає в тому, що ви можете отримати доступ до своїх файлів з будь-якого місця, що робить його ідеальним рішенням для керування цифровими даними на кількох пристроях. Налаштуйте облікові записи за допомогою Dropbox і Google Drive, щоб у вас було місце для зберігання всіх ваших документів, фотографій, відео тощо, і регулярно створюйте їх резервні копії. Таким чином, вам не доведеться турбуватися про те, що речі будуть втрачені або забуті, якщо ви зміните пристрій.

Однак важливо зазначити, що хоча хмарне сховище є чудовим способом резервного копіювання ваших даних, ви ніколи не повинні зберігати конфіденційну або конфіденційну інформацію в Інтернеті. Це включає паролі, дані кредитної картки та все інше, що ви не хочете потрапити в чужі руки.

Конвеєри даних і автоматизація

Створення конвеєрів даних і автоматизація певних завдань може допомогти заощадити час і енергію під час керування цифровими даними. З установкою конвеєри даних без стресівВи можете швидко й безпечно переміщувати інформацію з одного джерела в інше лише кількома клацаннями. Це дозволяє підвищити ефективність керування даними. Крім того, автоматизація таких завдань, як резервне копіювання та передача файлів, може гарантувати, що ваші дані завжди оновлені без необхідності вручну піклуватися про них.

Автоматизація також є корисною, оскільки вона спрощує процеси, наприклад надсилання звітів електронною поштою або архівування старих файлів. Чим більш автоматизований процес, тим менше часу вам доведеться витрачати на керування даними.

Упорядковуйте та маркуйте файли

Ключ до того, щоб залишатися організованим, полягає в наявності системи іменування та маркування всіх ваших цифрових даних. Це полегшить швидкий пошук у всьому, коли це необхідно. Почніть зі створення папок з файлами, позначених відповідно до їхнього вмісту, як-от робочі документи, фотографії, відео тощо. Таким чином вам не доведеться шукати в купах файлів, щоб знайти те, що вам потрібно.

Крім того, переконайтеся, що назви всіх ваших документів є належним чином описовими, щоб ви точно знали, що таке кожен, не відкриваючи його. Наприклад, замість того, щоб просто зберігати файл як «Звіт», назвіть його щось на зразок «2020_Q2_Sales_Report». Це заощадить вам багато часу в довгостроковій перспективі.

Використовуйте програмне забезпечення для керування даними

Якщо ви маєте справу з великими обсягами цифрових даних, інвестування в програмне забезпечення для керування даними – чудовий спосіб зберегти все впорядкованим і безпечним. Існує багато різних типів програмного забезпечення, від базових програм для керування файлами до більш складних корпоративних рішень. Залежно від типу та розміру даних вам може знадобитися більш надійне рішення для керування цифровими даними.

Крім того, програмне забезпечення для керування даними може допомогти зберегти ваші файли впорядкованими та безпечними, надаючи такі функції, як шифрування та захист паролем. Це гарантує, що лише люди, які повинні мати доступ до певних документів, отримають його, захищаючи ваші цифрові дані від сторонніх очей.

Налаштувати резервне копіювання

Наявність резервної копії всіх ваших важливих цифрових даних має важливе значення для захисту їх у разі надзвичайної ситуації. Ви можете налаштувати автоматичне резервне копіювання, щоб усі ваші файли регулярно створювалися в безпечному місці, наприклад на зовнішньому жорсткому диску або в хмарному сховищі. Таким чином, якщо щось трапиться з вашим комп’ютером або пристроєм, ви не втратите жодних даних.

З іншого боку, якщо ви маєте справу з великою кількістю цифрових даних, ручне резервне копіювання всіх файлів може зайняти багато часу та втомити. У цьому випадку, можливо, варто інвестувати в програмне забезпечення для резервного копіювання, яке автоматизує процес за вас. Ці програми можна налаштувати на регулярно створюйте резервні копії данихнаприклад раз на тиждень або раз на місяць, тому вам не потрібно про це турбуватися.

Керувати цифровими даними може бути надзвичайно важко, але дотримання цих шести порад допоможе зробити цей процес трохи менш складним.

Упорядковуючи та позначаючи свої файли, використовуючи програмне забезпечення для керування даними, налаштовуючи резервне копіювання та використовуючи інструменти автоматизації, ви можете легко відслідковувати все та гарантувати, що ваші дані завжди в безпеці та актуальні.

Leave a Comment