Як підготувати ваші команди успіху клієнтів до свят

Думки висловив Підприємець дописувачі свої.

Настав сезон відпусток, і хоча для деяких це може означати сімейні зустрічі та гарячий шоколад, для тих із нас, хто успішно працює з клієнтами, це може означати напружену роботу та брак персоналу. Останні два місяці року, як правило, шалені. Напередодні святкових відпусток клієнти поспішають завершити проекти, перш ніж вийти з офісу, організації хочуть використати бюджет, що залишився на рік, і навіть ті, хто не бере відпустку, поспішають завершити проекти, тому що вони знайте, що багато інших будуть недоступні.

Це може створити великий тиск для ваших команд роботи з клієнтами, до яких ці співробітники звертаються протягом цього сезону — не лише тому, що вашим командам доведеться спритно допомагати клієнтам у стресовому стані, але й тому, що ваші команди також можуть намагатися підготуватися до власної відпустки або працювати з меншою чисельністю персоналу, ніж зазвичай, якщо канікули вже почалися. Це означає, що і клієнти, і співробітники можуть залишитися нещасними.

Але ще не пізно бути проактивним і забезпечити вашій команді успіху клієнтів чудовий святковий сезон. Ось кілька практичних порад, які допоможуть вам досягти успіху.

За темою: 6 способів зацікавити працівників у святковий сезон

Перед початком сезону

Почніть рано: Хоча розмови про свята у вересні можуть здатися безглуздими, у моїй компанії ми починаємо говорити про них задовго до їх настання. Це частина нашої стратегії, щоб розпочати сезон із широко відкритими очима на всіх рівнях організації. Ми засвоїли це на важкому шляху два роки тому, коли ми були недостатньо підготовлені, і наша команда успіху клієнтів закінчилася з великим відставанням і розчарованими клієнтами.

Коли ми говоримо про це на ранній стадії, це дає нам час подумати про виклики минулого року, обміркувати рішення, а потім створити системи, необхідні для їх реалізації. Співробітники та керівники отримують можливість поділитися тим, що було правильно, а що ні, щоб вони могли підготуватися як на рівні команди, так і на індивідуальному рівні.

Відкриті розмови про очікувані потреби в персоналі також дають членам команди можливість заздалегідь поділитися своїми планами на відпустку. Тоді це допомагає нам точніше передбачити розмір нашої робочої сили та відповідно планувати.

Використовуйте дані для планування: Два роки тому ми не мали достовірних даних за цей період часу, що ускладнювало підготовку як на даний момент, так і на наступний рік. Це призвело до поганого персоналу, що призвело до поганого досвіду клієнтів. Відтоді ми доклали багато зусиль для створення аналітики даних, збору та використання даних за попередні роки, щоб зрозуміти час пікових навантажень і простоїв, що, у свою чергу, допомагає нам оптимізувати персонал.

За темою: підготуйтеся зараз, щоб ваша команда могла насолоджуватися святами та бути продуктивною

Протягом сезону

Всередині організації: Коли свята починаються, незалежно від того, скільки ви підготували плани та людей, поспіх все одно може бути надзвичайною. Ми зосереджені на тому, щоб залишатися в гармонії з настроями та моральним духом наших співробітників, щоб бути впевненими, що ми можемо втрутитися, якщо комусь потрібен поштовх або відпочинок.

Крім того, ми намагаємося бути проактивними, щоб не лише справедливо винагороджувати людей, які працюють в особливий час, але й віддавати кожному визнання за їх важку працю. Це правда, що це завжди є для нас пріоритетом, але особливо під час святкового сезону це дуже довго.

Щоб забезпечити команду підтримки необхідними ресурсами, у нас є контакти за викликом в інших ключових командах, тож навіть коли людей немає в офісі, завжди є до кого звернутися, будь то ІТ-проблеми, питання продажів чи надзвичайні ситуації, пов’язані з розробкою. Це допомагає працювати гладко, коли команда підтримки залежить від інших відділів організації.

Поза організацією: під час свят ми відкриті для клієнтів щодо того факту, що відповіді можуть надходити повільніше, ніж зазвичай між певними датами. Як правило, ми показуємо банери на нашому сайті з цим сповіщенням. Повідомлення клієнтів і користувачів, чого очікувати протягом кількох тижнів, допоможе їм спланувати власну роботу та мінімізує розчарування.

За темою: Найкращі лідерські навички на свята

Після сезону

Відразу після закінчення сезону настав час готуватися до наступного року. Це означає робити нотатки про все, що пішло правильно, і все, що пішло не так, поки це ще свіже в нашій пам’яті. Співробітники могли мати інший досвід, ніж наше керівництво, тому ми проводимо опитування з командами, щоб дізнатися їхню думку про те, як усе пройшло, і включити цю інформацію також у наші нотатки. Якщо є будь-який зворотній зв’язок, який є актуальним, ми працюємо над тим, щоб його негайно застосувати. В іншому випадку ми зберігаємо свої нотатки десь, що буде легко знайти наступного року.

Свята можуть бути викликом, але якщо ви та ваша команда підготувалися до, під час і після сезону, вони також можуть стати чудовою можливістю порадувати клієнтів і персонал. Отже, скористайтеся цими порадами, щоб налаштувати свою команду на успіх цього року.

Leave a Comment