4 способи, як власники малого бізнесу повинні дивитися на гроші

Думки висловив Підприємець дописувачі свої.

Одна з бесід, яку я негайно маю з моїми новими клієнтами малого бізнесу, полягає в тому, як вони планують надсилати, отримувати, зберігати та захищати свої кошти, щоб гарантувати, що всі їхні фінансові потреби та цілі будуть задоволені без затримок або збоїв у їхній щоденній діяльності. У розбивці все це поділяється на чотири категорії: гроші входять, гроші виходять, гроші утримуються та гроші під захистом. Давайте розберемо ці чотири категорії та обговоримо, як власники малого бізнесу повинні взаємодіяти зі своїми коштами для максимальної ефективності.

Гроші в

Це питання: як ви, власник бізнесу, плануєте збирати кошти від своїх клієнтів, коли платіж настане? Чи будете ви надсилати рахунок-фактуру поштою чи електронною поштою? Чекати на чек на пошті? Взяти готівку? Чи будете ви приймати кредитні картки, дебетові картки, ACH, банківські перекази, Zelle або Cash App/Venmo? Скільки коштуватимуть усі ці різноманітні методи збору коштів? Скільки часу це займає? Які кроки ви вживатимете, якщо чек вашого клієнта відхилиться? Як затримки зі збором коштів клієнтів вплинуть на діяльність вашого бізнесу? Чи є вартість затримки збору коштів? Що найшвидше? Що найбезпечніше? Що найдоступніше? Ви коли-небудь думали про це?

У мене є один клієнт, який не хоче витрачати гроші на використання методу збору дебетових/кредитних карток, і йому постійно повертаються чеки клієнтів. Він, звичайно, отримує комісію за кожен повернений чек, але ще гірше те, що отримання цих коштів від клієнта завжди з великою затримкою. Але привіт, принаймні він не платить невелику комісію за обслуговування кредитної картки.

Якщо ви володієте малим бізнесом, час, щоб подумати, як ви будете збирати кошти від клієнтів, може мати велике значення. Надто багато власників малого бізнесу думають про те, скільки щось коштує, щоб перевірити, чи воно того варте — не робіть цього, коли справа доходить до збору ваших грошей! Натомість подумайте про те, як швидко ви зможете отримати свої кошти. ТО є найважливішим аспектом збору коштів.

Ось деякі речі, які ви захочете запитати у свого банку, коли справа доходить до збирання коштів:

  • Чи є у них система виставлення рахунків, яка дозволяє збирати негайні платежі ACH, і інтерфейси із звичайними програмними системами?

  • Чи допомагають вони вам збирати дебетові та кредитні картки та перевищують вартість інших послуг?

  • Чи пропонують вони більші суми для Zelle та мобільних депозитів для підприємств?

  • Чи пропонують вони способи уникнути високих комісій за ініційовані вами дроти?

Якщо вони цього не роблять, знайдіть банк, який це зробить. І запам’ятайтеіснує вартість, яку ВИ сплачуєте, поки очікуєте, поки ваші клієнти надішлють свої платежі, що значно переважає будь-які витрати, пов’язані з обслуговуванням.

За темою: 6 поширених фінансових помилок, які можуть знищити ваш малий бізнес

Гроші вийшли

Цей другий аспект використання коштів полягає у тому, щоб запитати власника бізнесу: «Як ви надішлете гроші найбезпечнішим і найшвидшим способом?»

Чи знаєте ви, що понад 60% усіх випадків шахрайства в бізнесі відбувається через чековий рахунок через використання чеків? Правильно, з чеків. Як це можливо, запитаєте ви? Подумайте про це: кожного разу, коли ви надсилаєте або передаєте комусь чек, ви надаєте цій особі свій номер рахунку, номер маршруту, зразки почерку та свій особистий підпис (шахраї, до речі, люблять вас за це). Краще запитати: чому ви все ще використовуєте застарілий, високоризикований метод для оплати рахунків і постачальників?»

Щоб безпечно пересилати кошти вашої компанії, ось кілька способів, які зменшують ризик і підвищують ефективність:

  • Оплата рахунку: це безкоштовно, легко використовувати та легко налаштувати. Ви навіть можете здійснювати регулярні платежі на певну суму в доларах і певну кількість платежів. Найприємніше те, що інформація про рахунок вашої компанії НЕ буде на цих чеках, оскільки банк використовуватиме дані свого рахунку.

  • ACH: Це чудовий варіант для безпечного надсилання коштів працівникам та/або постачальникам, оскільки ви можете просто ввести їхні облікові записи та інформацію про маршрутизацію, і гроші будуть надіслані в електронному вигляді того чи наступного дня. Немає затримок і майже нульовий ризик.

  • Дріт: це безпечний метод, який надходить безпосередньо в обліковий запис, для якого ви надаєте інформацію, як правило, того ж дня або наступного дня. Key Bank, наприклад, має чудову послугу, яка включає перекази за фіксовану плату щомісяця, і ви можете робити скільки завгодно.

  • Електронне виставлення рахунків: ця послуга дозволяє власнику бізнесу створювати та надсилати рахунок-фактуру клієнту електронною поштою. Рахунок-фактура також містить вбудоване посилання для клієнта, щоб надати інформацію про свій банківський рахунок, а потім його платіж здійснюється негайно на ваш операційний рахунок через ACH. Таким чином ви зможете уникнути затримок і додаткових витрат через повернення чека.

  • Торгові послуги: це надає можливість компанії збирати кошти за допомогою дебетових і кредитних карток. Ви можете використовувати невеликий пристрій для зчитування карток, який поміщається у ваш телефон, портативний пристрій, і ви навіть можете придбати повнорозкидну систему торгових точок (POS), яка може мати систему інвентаризації тощо.

  • ТАКОЖ, усі банки стягують з вас готівку, яку ви вносите. чому Тому що це трудомістко для філії (і ні, ми не розкидаємо вашу монету за вас). Стара фраза “готівка – це король” більше не відповідає дійсності. Уряд завжди приділяє велику увагу готівці, і так, готівка коштує вам так само (іноді дорожче), як і будь-яка інша форма збору платежів для вашого бізнесу.

За темою: 7 фінансових звичок найуспішніших власників малого бізнесу

Гроші тримали

Цей аспект фінансування підприємства спрямований на переміщення ваших грошей з операційних рахунків на рахунки прибутку та/або податків (таємно відомі як ощадний рахунок). Я пам’ятаю, коли я був власником свого бізнесу, я сплачував податки за попередній рік із прибутком поточного року — велика помилка. Розумний власник бізнесу подбає про те, щоб брати 10-15% від кожного продажу і розміщувати їх на ощадному рахунку, де кошти не можуть бути легко використані або доступні, як це можна зробити на операційному рахунку. Я зазвичай пропоную власнику бізнесу також відкрити додатковий ощадний рахунок для екстрених коштів і навіть для отримання прибутку. Наявність ощадних рахунків із великими сумами також може надати інші переваги, наприклад зробити вас більш фінансово захищеним, коли ви подаєте заявку на бізнес-кредит або кредитну лінію.

Ось кілька способів зберігання ваших коштів і причини, чому це може бути вигідно:

  • Майте ощадний рахунок лише для податків. Відразу зараховуйте на рахунок 10-15% від кожного продажу.

  • Майте ощадний рахунок лише для прибутку. Це змусить вас почуватись ДУЖЕ добре!

  • Майте екстрений ощадний рахунок, тому що, ну, ви просто ніколи не знаєте.

  • Зберігання цих коштів подалі від операційного (чекового) рахунку забезпечить рівень безпеки через шахрайство з поточними рахунками.

  • Наявність коштів на окремому рахунку також допомагає уникнути перевитрат і фінансових ризиків.

За темою: Ці фінансові практики можуть допомогти власникам малого бізнесу розвиватися

Гроші захищені

Як згадувалося раніше, шахрайство трапляється. Шахраї прагнуть отримати від вас гроші, незалежно від того, чи є ви хорошою людиною, чи поганою, і чи займаєтеся бізнесом протягом тривалого чи короткого часу. І вони зазвичай націлені на ваш операційний/розрахунковий рахунок, оскільки більшість власники малого бізнесу зберігають усі кошти на цих рахунках і не мають жодних ощадних рахунків.

У цей момент ви можете запитати: «Чому банки не зберігають мої кошти?» Що ж, банки роблять усе, що можуть, і, чесно кажучи, усі вони роблять дуже добре свою роботу. Але коли власник бізнесу надсилає чеки поштою, а хтось перехоплює цей чек і отримує всю вашу інформацію, банк не винен, що ви використовуєте чеки. Коли власник малого бізнесу дає комусь свою дебетову картку та PIN-код для внесення депозиту, це не провина банку. Коли власник малого бізнесу надає своє ім’я користувача та пароль співробітнику чи будь-кому іншому, це не провина банку. Якщо ви використовуєте свою дебетову або кредитну картку, а скімер збирає всю вашу інформацію, це не провина банку.

Ось кілька божевільних статистичних даних, а також основні способи зберегти інформацію та кошти свого облікового запису якомога безпечніше:

  • 60%-70% шахрайства щодо бізнесу через чеки на поточний рахунок.
  • 30%-40% з інших видів шахрайства:

    • 36% тестування картки: коли шахрай робить невелику покупку, щоб перевірити, чи активна картка та чи покупка не обходить заходи запобігання шахрайству продавця.

    • 28% botnets: одна з найпоширеніших форм шахрайства, ботнет – це мережа комп’ютерів, заражених зловмисним програмним забезпеченням і контрольованих без відома користувача, як правило, для нечесних дій, таких як шахрайство з цифровою рекламою.

    • 37% захоплення рахунку: коли кібер-зловмисник отримує контроль над законним обліковим записом, що дає йому змогу присвоїти особу працівника та обдурити клієнтів і ділових партнерів.

  • Позитивна оплата: це коли хтось пред’являє чек від вашої компанії у вашому власному банку для готівки. Коли його запускають через касову систему, з’являється повідомлення «OK» або «NO GOOD». Це коли власник бізнесу повинен ввести номер чеку в систему. Якщо цього номера чека немає в системі, банк не може погодити чек. Це ДУЖЕ вигідна послуга для бізнесу, який все ще виписує чеки.

  • Обліковий запис-привид: Це дозволяє компанії продовжувати виписувати чеки, як зазвичай. Однак на цих чеках буде надрукований фальшивий номер рахунку, який буде абсолютно марним для шахраїв.

  • CC та дебетова картка особисто: Використовуйте мікросхему EMV і попросіть клієнта ввести свій PIN-код.

  • CC і дебетові картки онлайн: Розгляньте всі функції шахрайства, включаючи CVV #, AVS, порогові значення швидкості та збирайте IP-адреси.

  • CAPTCHA: Простий спосіб допомогти відрізнити людей від ботів-шахраїв

Професійна порада: Зробіть цю розмову зі своїм бізнес-банкіром метою, яку ви повинні досягти до кінця місяця. Зателефонуйте своєму бізнес-банкіру у свій банк, сядьте, отримайте всю цю інформацію та переконайтеся, що всі ці потреби задовольняються. Якщо вони не можуть зустрітися з вами, знайдіть новий банк.

Leave a Comment