5 найкращих інструментів UCaaS для малого бізнесу з віддаленими працівниками

Рішення «Уніфіковані комунікації як послуга» (UCaaS) забезпечують віддалених працівників основними інструментами, створюючи продуктивне та гнучке робоче середовище. Інструменти UCaaS, такі як канали розмов і запис зустрічей, дозволяють користувачам бути в курсі діяльності команди, а обмін файлами та інтеграція забезпечують доступ до даних компанії через усі інструменти в режимі реального часу. У цій статті ми досліджуємо, як запровадити інструменти уніфікованих комунікацій, щоб принести користь вашій віддаленій робочій силі.

Якщо ви шукаєте універсальний інструмент зв’язку, який підтримує надійну стратегію віддаленої роботи, RingCentral — найкращий варіант. RingCentral, відома як провідна бізнес-телефонна система, також пропонує відеоконференції, керування завданнями та понад 300 інтеграцій.

Відвідайте RingCentral

Інструменти UCaaS, необхідні малому бізнесу

1. Присутність користувача

Одна зі складнощів керування віддаленою робочою силою полягає в тому, що ви не можете просто підійти до їхнього столу й перевірити, чи вони вільні. Присутність користувача доповнює відсутність фізичної присутності, дозволяючи користувачам відстежувати доступність своїх колег. Зазвичай він поділяється на шість категорій: доступний, у гостях, зайнятий, не турбувати, офлайн і негайно повернуся.

8×8 Work for Mobile показує статус доступності інших користувачів 8×8 Work у вашій телефонній системі. (Джерело: 8×8)

Налаштування присутності користувача створює прозоре робоче середовище, дозволяючи іншим бачити ваш поточний статус. Це спрощує співпрацю команд і дозволяє менеджерам відстежувати продуктивність співробітників і час простою. Інші платформи UCaaS автоматично оновлюють ваш статус як «відсутній», коли виявляють, що система неактивна або переходить у сплячий режим. Присутність може навіть відображатися, коли співробітники беруть відпустку.

2. Запис наради

Зібрати членів команди для віртуальної зустрічі надзвичайно складно, якщо є відмінності в графіках, змінах і часових поясах. На щастя, запис наради надає віддаленим працівникам гнучкість, щоб надолужувати командні розмови у свій вільний час. Це також дозволяє користувачам переглядати все, що було сказано під час зустрічі, і архівувати обговорення для подальшого використання.

Зображення, на якому показано, як отримати доступ до записаних зустрічей через GoTo Connect

Функція запису відеоконференцій GoTo Connect дозволяє зберігати ваші зустрічі локально або в хмарі. (Джерело: GoTo Connect)

Запис наради доступний у двох формах:

  • Локальний запис: Це збереже ваші зустрічі на локальному диску (наприклад, комп’ютері) або сервері. У деяких випадках це пропонується з безкоштовною версією програмного забезпечення, оскільки ви не будете використовувати хмарне сховище постачальника. Після завантаження на ваш пристрій або локальний сервер файли можна завантажити в хмарні рішення, як-от Dropbox, Google Drive або навіть YouTube, що полегшить обмін ними з віддаленими працівниками.
  • Хмарний запис: Хмарний запис зазвичай заблоковано за платними планами постачальника UCaaS. Цей тип запису наради легко поширюватися, оскільки постачальник надає посилання, за яким користувачі можуть натиснути, щоб переглянути вміст записаної наради з будь-якого браузера. Для більшого ліміту зберігання за розміром і кількістю днів потрібна додаткова покупка.

3. Канали розмови

Канали розмови – це спеціальні місця для розподілених команд для спілкування на певну тему чи проект. Це дає місце більш асинхронному спілкуванню, що є критичним у віддаленій роботі, де розмови не завжди відбуваються в реальному часі. Він має функції ведення записів електронної пошти, але в більш організованому менеджері.

Перегляд каналів Microsoft Teams на робочому столі

У Microsoft Teams канали побудовані навколо різних тем, де ви можете проводити зустрічі, спілкуватися та працювати над файлами разом. (Джерело: Microsoft Teams)

Канали слугують єдиним місцем для команд, де можна робити оголошення, ділитися файлами, співпрацювати із зовнішніми партнерами або брати участь у швидкій конференції. Якщо вам потрібно переглянути рішення, які були прийняті щодо певного завдання, вони будуть доступні в історії повідомлень каналу. Такі постачальники, як Microsoft Teams і Slack, надають як загальнодоступні, так і приватні канали, які дозволяють вирішувати рівень прозорості, необхідний для робочого простору.

4. Обмін файлами та зберігання

Коли команди переходять на дистанційне керування, учасники повинні мати доступ до файлів компанії. Файли, якими потрібно поділитися з віддаленими працівниками, можуть включати зображення, документи, записи зустрічей і відеопрезентації. Спільний доступ до файлів за допомогою технології UCaaS дозволяє вирішити, чи дозволено завантаження з локальних джерел для віддалених працівників, яким потрібно завантажувати презентації, підписані контракти, пропозиції та документи.

Коротка демонстрація того, як працює спільний доступ до файлів у груповому обміні повідомленнями RingCentral

RingCentral дозволяє ділитися файлами з робочого столу за допомогою механізму перетягування. (Джерело: RingCentral)

5. Сторонні інтеграції

Сторонні інтеграції є критично важливими інструментами для віддалених команд, які використовують кілька програм для виконання різноманітних завдань і бізнес-процесів. Це дозволяє додавати функції та інструменти до вашої комунікаційної платформи, щоб покращити її функції та зменшити необхідність перемикання програм.

Перегляд у браузері списку інтеграцій Nextiva

Nextiva інтегрується з популярними платформами CRM, щоб допомогти вам подолати розрив між вашою CRM і телефонною системою. (Джерело: Nextiva)

Наприклад, інтеграція управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM) з’єднує вашу CRM із платформою уніфікованих комунікацій. Оскільки дані з вашої CRM відображатимуться у вашому програмному забезпеченні UCaaS, агенти матимуть доступ до всієї інформації про клієнтів, перш ніж здійснювати або приймати дзвінки в службу підтримки клієнтів. Окрім систем CRM, провайдери UCaaS інтегруються з іншими бізнес-інструментами, такими як управління проектами, автоматизація робочих процесів та електронна комерція.

Кращі рішення UCaaS для віддаленої роботи

Технологія UCaaS пройшла довгий шлях, і віддалені працівники можуть очікувати більшого від постачальників та їхніх рішень. Клацніть на кожній вкладці нижче, щоб дізнатися, що кожен найкращий постачальник UCaaS може запропонувати вашій віддаленій робочій силі.

Логотип RingCentral MVP

RingCentral — це надійна уніфікована комунікаційна платформа, яка підтримує голосові дзвінки, відеоконференції та груповий обмін повідомленнями. Навіть у віддаленому режимі RingCentral дає змогу за лічені хвилини налаштувати товаришів по команді та розташування, а також налаштувати телефонну систему для потоків викликів, привітань і голосової пошти. Він інтегрується з понад 300 бізнес-додатками, що полегшує вашим співробітникам роботу з іншим програмним забезпеченням, не виходячи з програми RingCentral.

Приклад перегляду поточної відеозустрічі через додаток RingCentral

RingCentral дозволяє вам приєднатися до відеозустрічі на своєму мобільному пристрої, набравши номер телефону зустрічі. (Джерело: RingCentral)

Дізнайтеся більше в нашому огляді RingCentral і дізнайтеся, що робить його одним із провідних постачальників UCaaS.

Відвідайте RingCentral

Логотип Nextiva, який посилається на домашню сторінку Nextiva.

Nextiva — це хмарна платформа, яка дозволяє користувачам керувати дзвінками, голосовою поштою, текстовими повідомленнями та віртуальними зустрічами на різних пристроях. Усі тарифні плани включають безкоштовні хвилини, необмежену кількість дзвінків, груповий обмін повідомленнями та запис відеозустрічі. Його головною родзинкою є платформа NextivaONE, яка поєднує командні та клієнтські розмови в одному місці. Додаток CoSpace для командної співпраці дозволяє віддаленим командам здійснювати аудіо- та відеодзвінки, зберігати файли та призначати завдання.

Вигляд платформи NextivaONE на робочому столі

Nextiva дозволяє отримати доступ до інструментів командної співпраці та спілкування з клієнтами в одному місці. (Джерело: Nextiva)

Дізнайтеся, чому цей провайдер є одним із найповніших систем UCaaS, у нашому огляді Nextiva.

Відвідайте Nextiva

Логотип 8x8, який посилається на домашню сторінку 8x8 у новій вкладці.

8×8 — це рішення для уніфікованих комунікацій, яке поєднує хмарний телефон, відео-співпрацю, командний чат, контакт-центр і аналітику. На відміну від RingCentral і Nextiva, 8×8 має найбільшу кількість учасників, до 500 учасників. Він захищений найвищим рівнем безпеки та відповідності, що дає вам спокій, що інформація вашої компанії залишається в безпеці. 8×8 має комбіновані плани, які допоможуть вам створити рішення, яке найкраще відповідає вашим унікальним вимогам.

Фрагмент зображення командної платформи обміну повідомленнями 8x8

Командний обмін повідомленнями 8×8 дозволяє поєднувати повідомлення 1:1 і груповий чат для зручного перегляду. (Джерело: 8×8)

Перегляньте наш огляд 8×8, щоб дізнатися більше про його функції та ціни.

Відвідайте 8×8

Часті запитання (FAQ)

Яка різниця між статусом «зайнятий» і «не турбувати»?

Хоча обидва передають іншим користувачам, що ви залучені, лише статус «не турбувати» зупинить вхідні сповіщення. Якщо ваш статус «зайнятий», ви все одно отримуватимете сповіщення. Коли ви знову будете готові бути доступними, ви отримуватимете сповіщення, які не були надіслані, поки був активний статус «не турбувати».

Чи доступні засоби спілкування для віддалених працівників на мобільних пристроях?

Здебільшого засоби уніфікованої комунікації доступні з мобільних пристроїв. Багато з них є рідними для мобільних додатків постачальників UCaaS. Наприклад, Nextiva дозволяє отримати доступ до присутності користувачів у їхньому меню «Присутність команди», а також до каналів командного чату, обміну файлами та спілкування.

Чи записи, які я роблю за допомогою свого постачальника UCaaS, відповідають HIPAA?

Закон про перенесення та підзвітність медичного страхування (HIPAA) стверджує, що всі записані розмови з пацієнтами повинні бути захищені. Ступінь захисту записаних даних постачальником залежить від постачальника. У нас є список рішень для відеоконференцій, сумісних із HIPAA, щоб допомогти вам знайти те, що найкраще відповідає вашим потребам.

Нижня лінія

Компанії з віддаленими співробітниками або повністю розподіленими командами потребують базових технологій для керування робочими процесами та підтримки співпраці та спілкування. На щастя, інструменти UCaaS сприяють цим основним потребам бізнесу. Вони також додають ефективності, підвищують продуктивність і їх дуже легко застосувати в повсякденному бізнесі.

Leave a Comment